わたしはGmailを使っていますが、Gmailには「アーカイブ」という便利な機能があります。
アーカイブとは、メール自体は削除せずに、受信トレイの中からそのメールを消すことです。
ちなみに、ショートカットはそのメールを選択した上で「e」です。
もし、できなければGmailの「設定」→「キーボード ショートカット」がONになっているか確認しましょう。
このアーカイブの機能はオススメです。
受診トレイはアーカイブしていつもスッキリ
わたしは普段から「受信トレイを空にする」ことを意識しています。
返信したメールや、確認が済んだメールはどんどんアーカイブして、受信トレイをスッキリ保つ。
残っているのは「まだ対応していないメール」だけです。
たとえば、
- 返信ができていないメール
- お礼を送っていないお客様からのメール
- 添付資料を確認していないメール
などが、受信トレイに残るわけですが、いわば受信トレイが未処理リストになるイメージです。
また、あえて自分宛てにやることやメモをメールしておくこともあります。
それも処理が終わればアーカイブ。
受信トレイが空になったときは、頭の中もスッキリします。
教えの原点は総務のおばちゃん
この習慣、実は新卒の頃に教わった総務のおばちゃんの教えです。
たしか、入社してすぐのオリエンテーションか何かで教えていただいと記憶しています。
そのときはこの大事な教えにピンときませんでしたが、それでもその教えを受けて以来ずっと続けていて、いま思えばとても大事な考え方を教えてもらったなと思っています。
同じころの教えでよく覚えているのが、仕事をするときはなるべく集中できる環境を整えろというものです。
机をキレイにしてから取り掛かるといいよと言われたものです。
ちょっと理不尽な流れで、かつ強めに言われて、ムカッとしたことを覚えていますが、でもこれも大事な教えだったなと思っています。
この教えは、今だと必要以上にタブは増やさない、デスクトップにキレイにするといったことに繋がっているように思います。
不思議なもので、税務や会計の専門的なことより、こうした仕事のやり方の教えの方が強く印象に残っているものです。
まとめ
アーカイブは習慣化すると、スッキリして効率も上がると思うのでオススメです。
未処理メールを明確にしておけば、頭の中も自然と整理されて、仕事の効率も上がるように感じています。
また、受信トレイをキレイに保つコツとして、不要なメルマガはサクッと解約するのもオススメです。
メルマガは気づかないうちにどんどん増えていくもの。
「読まないな」と思ったタイミングでサッと解除してしまいましょう。
メルマガを読む→アーカイブするだけでも意外と時間を取られますから、できるだけ入ってくる情報も整理しておくと、よりスッキリします。
■編集後記
今日は近所で花火大会があったので、家族で近くまで行って花火を見てきました。
散歩もかねて愛犬も連れいてきましたが、これが良くなかったです。
愛犬には花火の音が大きすぎました。
配慮が足りなかったなと反省です。
■一日一新
家族で花火大会
