会計ソフトに入力したら入力しっぱなしという方も多いと思います。
最低限これくらいはチェックしといた方がいいかなと考えていることをまとめてみます。
会計ソフトに入力しっぱなしは災いのもと
会計ソフトに入力したら、「終わったぜ」と達成感に満ちて、そのまま会計ソフトを閉じてしまう、そんな方も多いのではないでしょうか。
これが常態化すると、いざ確定申告の時に思いもしない状態になっていて、結局一から入力し直しとなってしまうこともあり得ます。
銀行から融資を受けていて銀行の担当者から試算表などの資料の提供を求められたときも、すぐに提出できるような試算表ができていないということも想定されます。
そういったことがないように、最低限ここら辺はチェックをしておこうということをまとめます。
具体的には次のような項目です。
- 貸借対照表の各科目の残高は合っているか
- 毎月計上すべき売上や経費は計上されているか
- 各仕訳の摘要は揃っているか
それでは具体的に見ていきましょう。
会計ソフト入力後のチェック項目
貸借対照表の各科目の残高は合っているか
まず、会計ソフトの入力が完了したら、残高試算表のうち貸借対照表の各科目の残高を見ていきましょう。
貸借対照表の各科目の残高が実際の通帳の残高、売掛金の残高、クレジットの残高などと一致するかをチェックするのです。
これは貸借対照表にはある時点のその科目の残高が記載されているためです。
また貸借対照表の科目はその時点のあるべき数字というのがはっきりしているという性質があります。
先述したように通帳の残高にしても、売掛金の残高にしても、クレジットの残高にしてもその時点の残高は調べさえすればはっきりとわかるはずです。
この貸借対照表の各科目の残高と実際の残高を揃えるという視点はとても大事です。
この視点があれば、マイナス残になっていておかしいとか、売掛金の回収が滞っているといったことに気付けると思います。
もし、残高が揃っていないようなら、どこかしら入力した内容と実際の動きにずれが生じていることになります。まずは差額を計算してみて数字に心当たりがあればその数字の取引の入力漏れや二重登録を疑いましょう。もし差額に心当たりがなければ地道に入力の過不足を探して差額を解消しましょう。
毎月計上すべき売上や経費は計上されているか
次に損益計算書の年間推移という表を見てみましょう。
大体の会計ソフトに標準装備されている機能だと思います。
年間推移とは月ごとの各勘定科目の数字が並んでいる表のことです。
こちらは損益計算書を見るといいです。
損益計算書は期首からその月までにいくらか発生したかという累積の数字も大事ですが、各月にいくら発生したかという推移の数字も大切です。
そして毎月の推移を見ることで、売上、給料、家賃、通信費等ある程度毎月発生すべきものが適切に計上されているかのチェックができます。
※中間納付などのイレギュラーな経費の計上も支払時期が分かっているならこちらでチェックができます
たとえば、家賃がこれまでは毎月計上されているのにその月だけ計上されていないとなると、これは翌月初に引落がずれ込んでしまい翌月の経費として計上されているかもと推測ができます。これを確認して実際にそうなら、その月の経費として未払計上をするかどうか検討をします。
未払計上を厳密にするかどうかは人それぞれですが、少なくともその月の試算表でそのズレの分だけ損益計算書の数字がズレているということは頭に入れておくといいです。
例えば、今月の損益計算書は100万の利益だけど、今月の10万の家賃が翌月に計上されているから実質は90万の利益だといった具合です。
各仕訳の摘要は揃っているか
最後に各科目ごとに総勘定元帳をざっと見て、入力されている仕訳の摘要が揃っているかをチェックしましょう。
やはり同じ取引で摘要が揃っていないとカッコがつきません。
別にそこまでこだわる必要もありませんが、あえてバラバラにしておく必要もないかなと思います。
人によっては〇月分と摘要に記載することもあると思います。
記載する以上はちゃんと〇のところは数字が並んでいて欲しいですよね。
あとは英数字やスペースの半角全角も揃えたいところですね。
できるだけ入力時点で一定のルールに沿って摘要を入力するようにするのは大前提として、それでも間違いはあるのでざっと総勘定元帳を眺めることをおすすめします。
これをするとお金の流れとかもなんとなく掴めてくると思います。
ちなみに、わたしは仕訳の摘要は最低限の「相手先＋内容＋α」を入力するようにしています。
この点、仕訳の摘要なんていらないと豪語する税理士にも出会ったことがあります。
実際それで何とかなることもあると思いますが、わたしはこういったことは粛々と最低限のことをしておけばいいかなと考えています。
まとめ
実際のところ入力後のチェックは税理士によってもその順番や強弱が様々です。
たまに流派が異なると表現されます。
基本は上述した内容のチェックを期中はしておけばいいと思います。
あまり神経質になり過ぎないことも大事です。
決算の時にまとめてチェックをすることも頭に入れつつ、期中のチェックと決算のチェックのバランスを考えてもらえればと思います。
■編集後記
昨日は家族で志木のマルイへ行きました。
その前に事務所のあるレンタルオフィスに郵便物を受け取りに行きました。
そのあとはマルイへ戻り妻と息子と合流してお買物をしました。
マルイはGWといえどいつも通りな印象でした。
■一日一新
レンタルオフィスで郵便物受け取り
シャトレーゼ ダブルシュークリーム キャラメル
