今回はわたしが普段お客様との資料のやりとりの負担を減らすためにしていることを書いてみようと思います。
税理士の仕事は資料集めが肝
税理士の仕事は資料集めが肝です。
お客様から資料をお預かりしないと仕事が始まりません。
そして、この資料集めに難儀してしまうと、お客様も税理士も不幸になります。
結構、資料が上手に集まらないからという理由で税理士との契約が解約となってしまうことも多いんじゃないかなと思います。
わたし自身、資料が集まらないとやっぱり解約メーターなるものはピピッピと上がってきます。実際、それを理由に解約を申し入れたこともあります。
まあ、税理士は世の中にたくさんいますので、わたしが対応しなければ他の税理士が対応するわけですし、わたしがイライラするポイントが他の税理士にとってはどうでもいいことなんてたくさんあるはずです。
この資料集めの段階でどちらかがイライラするようなことがあれば、早めに顧問契約は解除するのがお互いのためかなと思うしだいです。
このように、資料のやり取りがスムーズにいくかどうかはお客様との契約が続いていくかどうかにおいて重要な要素かなと考えています。
とはいっても、なんでもかんでもお客様任せで、申告に必要な資料をいついつまでに用意してくださいとお願いするわけではありません。
次にわたしが普段、お客様との資料のやりとりで工夫していることを書いていきます。
Dropboxを使って資料のやりとりの負担を減らす
わたしは、普段のお客様との資料のやりとりは基本的にDropboxを経由してデータで行っています。
Dropboxは便利ですね。お互いが都合のいいときに共有フォルダにアクセスして、データのやりとりができてしまいますから。
お客様が定期的にデータを共有フォルダに入れてくれれば、わたしが適当なタイミングで共有フォルダを見に行って、入れていただいたデータの処理をする。そうすると何かしらデータが動きますのでそれで、お客様にもわたしが仕事をしたことが伝わります。
したがって、このやりとりの中で、お客様から「データを送りました」とか、わたしから「データありがとうございます」といったメッセージのやりとりはありません。
これってかなり楽です。直接聞いたことはありませんが、たぶんお客様も楽なんじゃないかなと考えています。
そして、どうしても何かしらメッセージのやりとりをしたいときは、メッセージを書くためのExcelを用意しておいてそちらを掲示板のようにして利用することもあります。
わたしはこのやり方が結構気に入っています。たぶん、このやり方ってお互いに催促する感じがないから心地いいのかなと考えています。見れるときに見てねという感じなので。
まとめ
今回はわたしが普段お客様との資料のやりとりで負担を減らすためにしていることを書いてみました。
もちろん紙でのやりとりもありますが、理想はDropboxを使ってなるべくメッセージのやりとりもせず資料のやりとりをしていくのがいいかなと考えています。
あとは、お客様用に資料のリストを作ることも多いです。まあデザイン等が悪いのか上手に活用してもらえないことも多いですけどね。
■編集後記
昨日は謎のまんじゅう欲に襲われ、2つのまんじゅうを食べてしまいました。
とんでもないカロリーだったので、とんでもない糖分の摂取となりました。
わたしは黒糖まんじゅうとか温泉まんじゅうの類が好きです。
素朴で美味いな～と思います。
■一日一新
沖縄黒糖 黒糖まんじゅう シャトレーゼ
純米大吟醸 白馬錦酒まんじゅう シャトレーゼ
