Excelで作った資料は、わざわざ印刷したりPDFに変換したりせず、そのままExcelでもらえると助かります。
そのほうが、こちらもその後の仕事がしやすいからです。
ExcelはExcelのままで大丈夫
お客様からは売上や仕入、経費などの資料をお預かりします。
こうした資料は、Excelで作成したのであれば、そのまま共有してもらえると非常に助かります。
たまに、Excelで作った資料をわざわざ印刷して渡していただいたり、PDFに変換して送っていただいたりすることがあります。
もちろん、それでも内容を確認することはできます。
ただ、Excelでもらえれば、必要に応じて、加工したり、集計したり、会計ソフトに取り込んだりできます。
そのため、Excelで作った資料は、そのままで大丈夫です。
見栄えよりも、必要なデータが揃っていればOK
もう一つ、Excelの資料を共有していただくときに気にしなくてもいいと思っているのが、見た目です。
「自分で作ったExcelなので、ちょっとごちゃごちゃしていて恥ずかしい」
「人に渡すなら、きれいに整えたほうがいいのでは」
と考える方もいらっしゃるかもしれません。
このあたりも、そこまで気にしなくて大丈夫です。
むしろ、わたしは基本的に、いただいたExcelをデータとして扱うことが多いので、見栄えについてはそこまで気にしていません。
たとえば、現金出納帳を作る場合。
印刷して誰かに見せることを前提に、現金出納帳としてきれいに整える必要はないと思っています。
会計データとして取り込むのであれば、必要なのは、日付、相手先、内容、金額といった情報です。
場合によっては、科目や備考などが必要になることもあります。
こうした必要なデータが揃っていれば、Excelの見た目がよくある現金出納帳として整っていなくても問題ありません。
現金出納帳として印刷したいのであれば、会計ソフトから現金勘定の総勘定元帳を印刷すればいいわけですし。
その根拠資料が必要になればExcelを出す。
それで十分かなと考えています。
PDFでも扱いやすくなってきましたが
最近はAIなどを使って、PDFから情報を読み取ることも以前より簡単になってきました。
そのため、PDFでいただいた資料でも、以前ほど扱いにくいとは感じません。
それでも、元データがExcelで存在するのであれば、Excelそのものを預かれるに越したことはありません。
「コピーして渡さないと失礼なのでは」「PDFにしたほうがきちんとして見えるのでは」と考えなくても大丈夫です。
ExcelはExcelのまま。
そのほうが、こちらとしてはありがたいです。
■編集後記
今日の夕食、息子がちょっと食欲がありませんでした。
いつもの半分くらい食べたところで、「もういい」と自ら食べない宣言。
保育園の違うクラスではインフルエンザが流行りだしているそうなので、ちょっと心配です。
食事以外の様子では元気そうですが、何事もないといいですね。
■一日一新
ユッケジャンスープ
