会計ソフトで仕訳を入力するとき、基本的に「摘要」といった項目があります。
どこまで細かく書くべきなのか。
あまり手間をかけても良くないですが、最低限のところは押さえておきたいところです。
基本は「相手先＋内容」
摘要欄は、ひとつの仕訳について補足的なことを書く欄です。
わたしとしては、基本的には「相手先＋内容」をシンプルに書いておけば十分だと思っています。
たとえば、スタバで仕事をしたのであれば、
「スタバ 食事代」
といった感じです。
さらに、
「スタバ 食事代 ブログ執筆」
「スタバ 食事代 ○○打ち合わせ」
など、そのとき何をしていたのかを簡単に書いておけば、よりベターと言えます。
相手先についても、「スタバ」だけではなく「スタバ○○店」まで書いておくと、なんやかんや、後から見返したときにきれいです。
もちろん、「スターバックス」と正式名称で書いても、それはそれでいいと思います。
また、相手先が会社の場合、商号をどこまで正式に書くか、といったこともあるかなと思います。
これも、ちゃんと書いているに越したことはないかなと。
ちなみに、わたし自身は、実家の事務所が割と丁寧に入力をする事務所だったので、その影響を受けているところもあります。
ただ、お客様がそこまで入力せずに会計ソフトやExcelに入力していたとしても、わたしは基本的にそのままでいいと思っています。
「どちらがいいですか」と聞かれたら、そこまでやる手間は省いていいんじゃないですかと勧めています。
あくまで、自分で領収書を見ながら記帳代行として入力するのであれば、それなりにきっちり入力したい、という話です。
会議費や交際費は少し詳しく
一方で、会議費や交際費などは、少し詳しく書いておくほうがいいとよく言われます。
わたしも、できればきっちり書ければと思っています。
会議費なら、
「○○と打ち合わせ」
交際費なら、
「○○と食事」
といった具合です。
実際、会社で会議費として食事代を計上する場合には、参加者の人数などを記載しておくことが求められたりしますしね。
このあたりも、もちろん、ちゃんと入力できるのであれば、それに越したことはありません。
ただ、ここを省略したからといって、多くの場合、税務調査で細かく追及されるものではないというのも事実です。
仮に「これは誰との食事ですか」と聞かれたとしても、
「○○さんと仕事の打ち合わせをしました」
「○○さんに手土産を渡しました」
などと説明できるのであれば、それで足りることがほとんどだと思います。
※そのためにも、レシート等に簡単にメモを書いておく習慣があるとベターです
わたしが記帳代行をする場合も、大抵の場合は「誰と食事をしたのか」までは分からないことが多いです。
だからといって、食事代が経費として計上されるたびにお客様へ確認することはしていません。
そこは、お客様を信頼しているからです。
商品券などを購入していたら「誰に配ったものですか」と確認することはありますが、食事代についてはスルーが原則です。
どこまでやるかは手間とのバランス
あとは、少しテクニック的な話もあります。
たとえば仕入については、勘定科目で「仕入」としている時点で、何をしている取引なのかはある程度分かります。
内容を書くとしても、科目と重複するような内容ならわざわざ書かなくてもいいのかなと思ったりしています。
軽減税率の商品を購入した場合も、「飲食料品」や「テイクアウト」など、ある程度守備範囲の広い言葉で表現できるならそうするようにします。
たとえば、一人親方の方は、コンビニで買った弁当や飲み物を経費にしていることがあります。
これはこれで、人によっては是非が分かれるところだと思いますが、その点はいったん置いておきます。
摘要については、弁当だろうと飲み物だろうと、「飲食料品」でまとめればいいのかなと思っています。
なお、来年分（2027年分）の申告からは、青色申告特別控除の改正が控えています。
その中で、75万円の控除が新設されるのですが、取引先を検索できるようにしておくことも関係してくるようです。
まあ、このあたりも、実際どこまで厳密にチェックされるのかという話はあるとは思いますが。
ただ、それでも、あえて積極的に必要な要件をスルーするのもどうかなと思います。
そう考えると、取引先と内容をさっと入力しておくくらいは、淡々とやっておいたほうがいいのかなと思います。
摘要欄は、細かく書こうと思えばいくらでも細かくできます。
ただ、自分で経理をしている個人事業主や小さな会社にとって、経理にかけられる時間にも限りがあります。
もちろん、ちゃんとやるに越したことはありません。
しかし、必要以上に細かくしすぎて経理が嫌になってしまうくらいなら、「相手先＋内容」をシンプルに淡々と入力する。
そのくらいでいいのではないかと思っています。
■編集後記
今日は、息子と一緒に気になっていたルミナみよしへ。
図書館で絵本を読んだり、児童館で軽く遊んできました。
途中、イベントで出店のようなものが出ていたので、そちらで買い食いもしつつ。
さすがにイベントのせいなのか、オープン当初だからなのか、人が多かったです。
息子はトミカで遊びたそうでしたが、先客がいたので、なんとかレゴに誘導。
レゴで適当に街のようなものをつくって遊びました。
わたし自身、子ども時代にレゴで遊んだ記憶がほとんどないのですが、真面目に何かをつくろうと思うと、案外頭を使いますね。
■一日一新
ルミナみよし
タピオカせんべい
